Fini le cauchemar des notes de frais, la dématérialisation des justificatifs à valeur probante va bouleverser plus d’un service comptable.

Lucca, éditeur de solutions RH, relève le défi de la dématérialisation des justificatifs des notes de frais avec l’archivage à valeur probante. Cela signifie que :

• Les déclarants pourront jeter leurs justificatifs de restaurant et autres notes de taxi, après les avoir photographiés sur leur smartphone.
• Les comptables n’auront plus à manipuler ni à archiver des montagnes de facturettes.

La dématérialisation enfin admise par la réglementation

Si le sujet de la dématérialisation est loin d’être nouveau, le législateur n’avait, jusqu’en mars dernier, accordé aucune valeur légale au scan des factures. Contraintes de les conserver sous format papier, les entreprises ne voyaient donc aucune raison d’investir dans la dématérialisation. C’est justement ce dernier obstacle réglementaire que l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales est venu lever.

Ce décret fixe les règles de la dématérialisation des factures – dont les justificatifs de notes de frais – et impose notamment l’apposition d’une signature électronique.

Un partenariat stratégique avec Universign

Pour proposer ce service, Lucca a conclu un partenariat avec Universign, Prestataire de Service de Confiance qualifié eIDAS et pure-player français de la signature électronique, de l’horodatage et de cachet serveur.

Concrètement, l’entreprise cliente mandate Lucca pour capturer les justificatifs et les archiver conformément à la législation.  Grâce à ses services de cachet serveur et d’horodatage qualifié, Universign les rend opposables à l’administration fiscale ou l’Urssaf en y apposant un sceau numérique au nom de Lucca.

Comment dématérialiser ses justificatifs ?

Le texte de loi stipule que l’entreprise qui souhaite dématérialiser ses justificatifs, ou mandate un tiers à cet effet, doit :

• “Numériser dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique” (photographier ou, scanner) mais aussi être en mesure d’identifier l’auteur et le canal utilisé pour prouver l’authenticité de la pièce.
• Les enregistrer au format PDF, afin d’assurer la lisibilité l’interopérabilité dans le temps.
• Apposer un cachet serveur, c’est-à-dire une signature électronique (apposée par une personne morale sans intervention humaine) sur le document, afin de le dater et de garantir son intégrité.
• Archiver ce document PDF dans des conditions garantissant la pérennité et l’accès au document pendant 10 ans, soit la durée de conservation légale des factures en France.

Concrètement, cela veut dire disposer de serveurs multiples, de copies de sauvegarde, un accès contrôlé aux machines, des audits et procédures documentées… Ce qui est hors de portée de la majorité des entreprises.

En cas de contrôle par l’administration française (URSSAF ou Fisc), il suffira à l’entreprise de présenter au contrôleur les archives numériques stockées dans Cleemy. Elles ont rigoureusement la même valeur que les originaux.

La liberté n’a (presque) pas de prix

La fonctionnalité “dématérialisation à valeur probante” de Cleemy sera disponible à partir du 13 novembre prochain au tarif de 1 Euro HT/déclarant/mois.

À propos de la solution Cleemy de Lucca

Editée par Lucca, Cleemy est une solution en ligne de gestion des notes de frais. Pour les collaborateurs, la déclaration des notes de frais est  un jeu d’enfant, grâce à l’application smartphone et des fonctionnalités telles que la conversion de devises, le calcul automatique des indemnités kilométriques ou la dématérialisation des reçus. Pour les managers et les administrateurs, des interfaces taillées au cordeau accélèrent les tâches d’approbation et de rapprochement comptable. La politique de remboursement est appliquée automatiquement et efficacement. Cleemy applique scrupuleusement les préceptes comptables, exporte ses écritures dans la comptabilité et gère sans lourdeur la récupération de la TVA.

Lancée en 2011, la solution Cleemy est utilisée par 500 clients.

Les autres solutions Lucca permettent de gérer les congés et absences, le dossier du personnel, la distribution des fiches de paie et le suivi des temps et activités.

Avec ses logiciels, Lucca a déjà séduit plus de 1500 clients, soit 220 000 utilisateurs et génère un chiffre d’affaires de 5,9 millions d’euros.